Konsep Dasar Sistem
Pada konsep dasar data sistem terdapat dua macam pendekatan di dalam
mendefinisikan sistem yaitu pendekatan yang terletak kepada prosedur dan
pendekatan yang terletak pada komponennya. Pendekatan yang terletak pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan dari prosedur- prosedur yang saling berhubungan dan
berkaitan erat untuk melakukan suatu kegiatan guna menyelesaikan suatu sasaran
tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang mengacu pada komponennya
mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Setiap sistem harus terkonsep dengan baik supaya dalam
pengeoperasiannya mampu mencapai sasaran yang dimaksud.
Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristic,
antara lain yang terkenal adalah konsep sibernatika (cybernetic) yang berkaitan dengan upaya - upaya untuk menerapkan
berbagai disiplin ilmu yakni perilaku, fisika, biologi dan teknik. Selain itu
konsep yang terkandung dalam definisi sistem adalah konsep sinergi, konsep ini
mengandalakan bahwa didalam suatu sistem, output dari suatu organisasi
diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing
bagian.
Pengertian Sistem
Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel - variabel yang terorganisir,
saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya, dan setiap sistem
yang dibuat untuk menangani sesuatu berulang kali atau secara rutin terjadi.
Yang dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi bukan hanya
bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang bersifat
abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan, kegiatan kelompok informal dan
lain sebagainya. Lebih lanjut pengertian tentang sistem dikemukakan oleh
beberapa ahli pakar dibawah ini.
Menurut Gordon B. Davis (Tahun
1991,Hal 231) system terbagi menjadi 2 yaitu sistem yang bersifat abstrak
dan bersifat fisis. Sistem abstrak adalah susunan yang teratur dari
gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem fisis
adalah serangkaian unsur yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.
Menurut
Prof.Dr.Mr.S.Prajudi A.,(Tahun 1999,Hal
10) sistem adalah sesuatu yang terdiri dari objek, unsur-unsur atau
komponen-komponen yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya,
sehingga unsur-unsur tersebut merupakan satu kesatuan proses.
Sedangkan
Menurut HM.Jogiyanto,(Tahun 2001,Hal 57)
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen
lainnya, karena sisitem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang
terjadi didalam sistem tersebut.
Sistem
dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai
berikut :
a.
Sistem
Abstrak (Abstract System) dan Sistem
Fisik (Physical System)
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem
yang ada secara fisik.
b.
Sistem
Alamiah (Natural System) dan Sistem
Buatan Manusia (Human MadeSystem)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses
alam, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh
manusia, yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.
c.
Sistem
Tertentu (Deterministic System) dan
Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan
tingkah laku yang dapat diprediksi, sedangkan sistem tak tentu adalah sistem
yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur
probabilitas.
d.
Sistem
Terbuka (Open System) dan Sistem
Tetutup (Closed System)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan
mempengaruhi lingkungan luarnya, sedangkan sistem tertutup merapakan sistem
yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya.
Karakteristik Sistem
Suatu
sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai
komponen - komponen (components),
batasan sistem (boundary), lingkungan
luar sistem (environments),
penghubung sistem (interface),
masukan (input), keluaran (output), pengolahan sistem (process), dan sasaran sistem (objectives) atau tujuan sistem (goal). Sering kali sasaran dan tujuan
sistem digunakan bergantian dan tidak dibedakan. Berikut ini keterangan dari
karakteristik sistem.
a.
Komponen
Sistem (System Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan.
Komponen - komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen - komponen atau subsistem - subsistem. Suatu subsistem mempunyai sifat
- sifat dari suatu sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertententu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b.
Batasan
Sistem (System Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara
suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batasan
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan
suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope)
dari sistem tersebut.
c.
Lingkungan
Luar Sistem (System Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar
batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan
dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari
sistem dan demikian harus dijaga serta dipelihara. Sedangkan lingkungan luar
yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan mengganggu
kelangsungan hidup dari sistem.
d.
Penghubung
Sistem ( System Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu
subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber -
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran dari
suatu subsistem akan menjadi masukan bagi subsistem yang lainnya dengan melalui
penghubung. Dengan penghubung suatu subsistem dapat berintegrasi dengan
subsistem lainnya membentuk satu kesatuan.
e.
Masukan
Sistem (System Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan
adalah energi yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan
masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
f.
Keluaran
Sistem (Output System)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran
dapat merupakan masukan bagi subsistem lainnya.
g.
Pengolah
Sistem (System Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang
akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah
masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang
jadi.
h.
Sasaran Sistem (System Objectives) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika
suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya. Sasaran sistem akan sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem akan di nilai berhasil
bila mengenai sasaran atau tujuan.
Daur Hidup
Sistem
Siklus
hidup sistem (System Life Cycle)
adalah suatu proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau
subsistem informasi yang berbasis komputer. Siklus hidup sistem terdiri dari
rangkaian - rangkaian tugas yang erat mengikuti pola teratur dan dilakukan
secara Top Down. Siklus hidup sistem
ini sering disebut sebagai pendekatan air terjun (Waterfall Approach) bagi pembangunan dan pengembangan sistem.
Berikut ini beberapa tahapan daur hidup sistem adalah sebagai berikut :
a.
Mengenali Adanya Kebutuhan
Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari
organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas yang ada.
b.
Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti
untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membuat suatu sistem untuk dapat
memenuhi kebutuhan tersebut.
c.
Pemasangan Sistem
Merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem
dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional.
d.
Pengoperasian Sistem
Program - program komputer dan prosedur pengoperasian
yang membentik suatu sistem informasi semuanya bersifat statis.
e.
Sistem Menjadi Usang
Teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk
dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
Sistem
Informasi
Informasi
sangat penting didalam suatu organisasi, suatu sistem yang kurang baik akan
mendapatkan informasi yang kurang baik pula. Menurut definisinya, informasi
adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
Sumber
dari suatu informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk
tunggal datum atau data item. Data adalah fakta atau bagian dari fakta yang
mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol - simbol.
Definisi
dari sistem informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis(Tahun 1999,Hal 25) yaitu :
“Sistem
Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat managerial dan
kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Data
yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima informasi tersebut
membuat keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu
tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan
ditangkap sebagai input, diproses kembali dengan suatu model dan seterusnya
yang pada akhirnya akan membentuk suatu informasi.
Peralatan Pendukung (Tools Sistem)
Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (systems planning) dan sebelum tahapan
merancang sistem (systems design).
Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena
kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan selanjutnya.
Proses analisa sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu
penelitian atas sistem lama yang bertujuan untuk mengetahui masalah agar dapat
merancang atau membangun sistem yang baru.
Tools system merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk
logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol - simbol, lambang - lambang,
diagram - diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya.
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram arus data
adalah suatu jaringan kerja (network)
yang menggambarkan suatu sistem automat / komputerisasi, manual atau gabungan
dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan
sesuai dengan aturan mainnya. Tahap-tahap yang ada didalam Diagram Arus Data
adalah :
1. Diagram
Konteks (Context Diagram)
Diagram
ini dibuat untuk menggambarkan sumber data yang akan diproses atau dengan kata
lain diagram ini digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum atau global
dari keseluruhan sistem yang ada.
2. Diagram
Nol (Overview Diagram)
Diagram
ini dibuat untuk menggambarkan suatu proses yang ada didalam diagram konteks
yang penjabarannya lebih terperinci.
3. Diagram
Detail (Detail Diagram)
Diagram
ini dibuat untuk menggambarkan arus secara lebih terperinci dari tahapan yang
terdapat pada diagram nol.
Terdapat 2 bentuk Diagram Arus Data,
yaitu diagram arus data fisik (physical
data flowdiagram) dan diagram arus data logika (logical data flow diagram). Diagram arus data fisik lebih
menekankan pada bagaimana proses dari sistem itu diterapkan sedangkan diagram
arus data logika lebih menekankan pada proses-proses apa yang terdapat di
sistem.
Diagram Arus
Data mempunyai empat simbol terdiri dari :
1. Kesatuan
Luar (Eksternal Entity)
Merupakan
kesatuan (entity) di lingkungan luar
sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya dan digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan
pada arus data.
2. Arus
Data (Data Flow)
Merupakan
arus yang mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus data
menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masikan atau hasil dari proses
suatu sistem.
3. Proses
(Process)
Merupakan
kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus
data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar
dari proses.
4. Simpanan
Data (Data Store)
Merupakan
simpanan data yang dapat berupa file, arsip, tabel atau agenda yang digunakan
untuk menggambarkan suatu penyimpana atau pengembalian data yang diperlukan.
Syarat-syarat
atau Aturan main dalam Diagran Arus Data adalah sebagai berikut :
1. Di dalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan
antara Eksternal Entity dengan Eksternal Entity secara langsung.
2. Didalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan
antara Data Store dengan Data Store secara langsung.
3. Didalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan
antara Data Store dengan Eksternal Entity secara langsung atau
sebaliknya.
4. Setiap Proses
harus ada Data Flow yang masuk dan
juga ada Data Flow yang keluar.
Tehnik atau
cara yang biasa digunakan dalam membuat Diagram Arus Data menggunakan suatu
sistematika sebagai berikut :
1.
Mulai
dari yang umum atau tingkat yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan
sampai dengan yang lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah, yang lebih
dikenal dengan istilah “Top Down Analysis”.
2.
Jabarkan
proses yang terjadi didalam Diagram Arus Data sedetail mungkin sampai tidak
dapat diuraikan lagi.
3.
Pelihara
konsistensi proses yang terjadi didalam Diagram Arus Data, mulai dari diagram
yang tingkatnya lebih rendah.
4.
Berikan
label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan.
Kamus Data
Seperti halnya dengan kamus bahasa yang berfungsi menjelaskan lebih detail
suatu kata atau kalimat, maka didalam penyusunan struktur analisa dan desain
sistem informasi juga memerlukan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail
lagi tentang diagram arus data yang mencakup proses, arus data, dan simpanan
data yang disebut kamus data.
Kamus Data adalah suatu dasar elemen yang terorganisir dengan definisi yang
tepat dan sesuai dengan sistem sehingga user dan analisis sistem mempunyai
pengertian yang sama tentang input, proses, output dan komponen data store.
Kamus data
harus dibuat untuk mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatatnya, karena itu kamus data harus memuat hal - hal berikut :
1.
Nama
Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang
mengalir di diagram arus data, maka nama dari arus data juga harus dicatat di
kamus data, sehingga bagi yang membaca diagram arus data dan memerlukan
penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram arus data
dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data.
2.
Alias
Alias atau nama lain dari data dapat dituliskan bila nama
lain ini ada, alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang
berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya.
3.
Bentuk
Data
Arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke
proses yang lainnya, biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan
komputer.
4.
Arus
Data
Menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan
menuju, dengan tujuan untuk memudahkan mencari arus data ini di Diagram Arus
Data.
5.
Penjelasan
Digunakan untuk menjelaskan tentang makna dari arus data
yang dicatat di kamus data dengan keterangan-keterangan tentang arus data
tersebut.
6.
Periode
Menunjukkan kapan terjadinya arus data ini, periode perlu
dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan
input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan output harus dihasilkan.
7.
Volume
Yaitu tentang volume rata - rata dan volume puncak dari
arus data. Volume rata - rata menunjukkan banyaknya rata - rata arus data yang
mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang
terbanyak. Volume ini digunakan untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan
luar yang akan digunakan, kapasitas dan jumlah dari alat input, alat proses dan
alat output.
8.
Struktur
Data
Menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri
dari item - item data apa saja. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga
mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol-simbol
yang dijelaskan, yang disebut Notasi.
Notasi atau
simbol yang digunakan dibagi menjadi dua notasi, yaitu sebagai berikut :
Notasi Tipe Data
Digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun
output suatu data. Notasi yang
digunakan antara lain sebagai berikut
Tabel
2.2.1. Notasi Tipe Data
|
Notasi
|
Keterangan
|
|
X
|
Setiap
numeric
|
|
9
|
Angka
numeric
|
|
A
|
Karakter
alphabet
|
|
Z
|
Angka nol yang ditampilkan dalam spasi kosong
|
|
.
|
Titik,
sebagai pemisah ribuan
|
|
,
|
Koma,
sebagai pemisah pecahan
|
|
_
|
Hypen,
sebagai tanda penghubung
|
|
/
|
Slash,
sebagai tanda pembagi
|
Notasi
Struktur Data
Digunakan
untuk spesifikasi elemen data
Tabel 2.2.2. Notasi
Struktur Data
|
Notasi
|
Keterangan
|
|
-
|
Terdiri
dari
|
|
+
|
And
(dan)
|
|
( )
|
Pilihan
(Ya atau Tidak)
|
|
{ }
|
Iterasi
atau pengulangan proses
|
|
[ ]
|
Pilih
salah satu pilihan
|
|
|
|
Pemisah
pilihan didalam tanda [ ]
|
|
*
|
Keterangan
atau catatan
|
|
@
|
Petunjuk
(Key Field)
|
